LB: Thuiswerken en kostenvergoedingennieuws

Bericht 7 september 2020: Berichtnummer: Taxnavigator 2020.523

In dit nieuwsbericht informeren wij u over de loonbelastingaspecten van thuiswerken en kostenvergoedingennieuws.

Vragen en antwoorden over loonheffingen in verband met de coronacrisis. Voor raadplegen Vragen en antwoorden over loonheffingen in verband met de coronacrisis. Klik hier

Door de coronacrisis kan er veel veranderd zijn voor u en uw werknemers. Waarschijnlijk werken uw werknemers nu vaker thuis dan op kantoor. Wat betekent dat voor hun reisvergoedingen of OV-abonnementen? Misschien betaalt of vergoedt u hulpmiddelen waarmee uw medewerkers thuis kunnen werken. Hoe verwerkt u dat in uw aangifte loonheffingen? Op zulke vragen vindt u hier de antwoorden.

Vragen en antwoorden over loonheffingen in verband met de coronacrisis

Door de coronacrisis kan er veel veranderd zijn voor u en uw werknemers. Waarschijnlijk werken uw werknemers nu vaker thuis dan op kantoor. Wat betekent dat voor hun reisvergoedingen of OV-abonnementen? Misschien betaalt of vergoedt u hulpmiddelen waarmee uw medewerkers thuis kunnen werken. Hoe verwerkt u dat in uw aangifte loonheffingen? Op zulke vragen vindt u hier de antwoorden.

Vaste reiskostenvergoedingen

Mijn werknemers krijgen een vaste reiskostenvergoeding, maar zij werken nu (bijna) volledig thuis. Mag de reiskostenvergoeding toch hetzelfde blijven? Ja. U mag blijven uitgaan van het reispatroon waarop de vergoeding gebaseerd was, als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: De maatregelen vanwege de coronacrisis gelden nog. U hebt de vaste reiskostenvergoeding vóór 13 maart 2020 toegekend aan uw werknemers.

OV-abonnementen

Ik heb voor 1 of meer van mijn werknemers een OV-abonnement betaald of vergoed. Mag ik dan de dagen waarop deze werknemers thuis werkten door de coronacrisis, toch meetellen als reisdagen? Ja, dat mag als u het OV-abonnement vóór 13 maart 2020 hebt betaald of vergoed. Of een OV-abonnement dat u voor uw werknemers betaalt of vergoedt, onbelast is, hangt af van de kosten van de zakelijke reizen die zij maken met het abonnement. In onderdeel 21.2.1 van het Handboek Loonheffingen 2020 leest u hoe u dit kunt beoordelen. Bij deze beoordeling mag u uitgaan van het zakelijke reispatroon dat uw werknemers normaal gesproken zouden hebben gehad.

Voorzieningen voor thuiswerken

Ik betaal voor mijn werknemers hulpmiddelen waarmee zij tijdens de coronacrisis thuis kunnen werken. Of ik geef hun een vergoeding voor hulpmiddelen die zij zelf kopen. Moet ik dit meetellen bij het belastbaar loon van mijn werknemers? Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur die u aan uw werknemers geeft, of vergoedingen daarvoor, hoeft u níet mee te tellen bij het belastbaar loon als deze hulpmiddelen voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. Of als zij voor ten minste 90% zakelijk worden gebruikt.

Hulpmiddelen die voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium

Dit zijn hulpmiddelen waarvoor het volgende geldt:

• Naar uw redelijke oordeel kan een werknemer zijn werk niet goed doen zonder dit hulpmiddel.
• U betaalt dit hulpmiddel, of een vergoeding voor dit hulpmiddel, en u berekent de kosten niet door aan uw werknemer.
• Uw werknemer moet dit hulpmiddel, of (een deel van) de vergoeding, aan u teruggeven wanneer hij het hulpmiddel niet meer nodig heeft voor zijn werk. Of hij moet dan de restwaarde van dit hulpmiddel aan u betalen.

Hulpmiddelen die voor ten minste 90% zakelijk worden gebruikt

Voldoen hulpmiddelen niet aan het noodzakelijkheidscriterium? Dan hoeft u ze misschien toch niet mee te tellen bij het belastbaar loon. Dat is zo als uw werknemer deze hulpmiddelen ook buiten zijn werkplek kan gebruiken, maar ze voor ten minste 90% zakelijk gebruikt.

Let op!
Een bureaustoel valt niet onder het noodzakelijkheidscriterium. Een bureaustoel is namelijk geen gereedschap. Gereedschap wordt gebruikt om iets te maken, te meten of te controleren.

Een bureaustoel valt ook niet onder de hulpmiddelen die voor ten minste 90% zakelijk worden gebruikt. Want uw werknemer gebruikt die bureaustoel niet (ook) op een werkplek. De werkruimte thuis geldt niet als een werkplek.

Een bureaustoel kan wel vallen onder voorzieningen die ervoor zorgen dat de werkruimte thuis voldoet aan de eisen van de Arbowet. Zie ook de vraag over Arbovrijstelling.

Ik geef mijn werknemers een vergoeding voor hulpmiddelen waarmee zij tijdens de coronacrisis thuis kunnen werken en die zij zelf kopen. Deze hulpmiddelen voldoen nu aan het noodzakelijkheidscriterium. Als mijn werknemers na de coronacrisis weer op hun vaste werkplek werken, moet ik de vergoeding dan (deels) meetellen bij hun belastbaar loon?

Dat hangt ervan af of de hulpmiddelen nog steeds voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium wanneer uw werknemers weer op hun vaste werkplek werken.

Hebben uw werknemers naar uw redelijke oordeel een hulpmiddel niet meer nodig om hun werk goed te kunnen doen? Dan moeten uw werknemers een deel van de vergoeding aan u terugbetalen, of de restwaarde van het hulpmiddel aan u betalen. Als dat niet gebeurt, telt u de restwaarde vanaf het moment dat het hulpmiddel niet meer noodzakelijk is mee bij het belastbare loon van uw werknemers. U kunt de restwaarde ook aanwijzen als eindheffingsloon.

Hebben uw werknemers naar uw redelijke oordeel het hulpmiddel nog steeds nodig om hun werk goed te kunnen doen? Dan hoeft u de vergoeding nog steeds niet mee te tellen bij het belastbare loon van uw werknemer.

Voorbeeld 1

1 van uw werknemers koopt een laptop van € 1.000. U vergoedt deze aankoop. Uw werknemer werkt een half jaar thuis met de laptop. Na de coronacrisis gaat ze weer op kantoor werken. U besluit dat uw werknemer niets hoeft terug te geven van de vergoeding. In plaats daarvan telt u de restwaarde van de laptop vanaf het moment dat de laptop niet meer noodzakelijk is voor het werk mee bij het belastbare loon van uw werknemer.

Stel dat de levensduur van de laptop 3 jaar is en de restwaarde na die 3 jaar € 100. De afschrijving per jaar is € 300, dus de afschrijving over het eerste halfjaar is € 150. De restwaarde van de laptop na het eerste halfjaar is € 850. Dit bedrag telt u op bij het belastbare loon.

Voorbeeld 2

1 van uw werknemers koopt een beeldscherm van € 300 zodat hij beter thuis kan werken. U vergoedt deze aankoop. Uw werknemer werkt een half jaar thuis. Na de coronacrisis gaat hij gedeeltelijk weer op kantoor werken. Maar hij spreekt met u af dat hij ook gedeeltelijk blijft thuiswerken. U stemt daarmee in omdat u overtuigd bent geraakt van het nut van thuiswerken. Naar uw redelijke oordeel blijft het beeldscherm ook na de coronacrisis noodzakelijk. De vergoeding hiervoor telt dus nog steeds niet mee voor het belastbare loon van uw werknemer.

Ik betaal of vergoed voor mijn werknemers hulpmiddelen waarmee zij tijdens de coronacrisis thuis kunnen werken. Kan ik aan hen vragen hiervoor een eigen bijdrage te betalen uit hun individuele keuzebudget (IKB)?

Dat hangt ervan af of de hulpmiddelen voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.

Betaalt of vergoedt u een hulpmiddel dat een werknemer nodig heeft om zijn werk goed te kunnen doen? Dan zijn de kosten hiervan voor u. Werknemers kunnen een noodzakelijk hulpmiddel níet (gedeeltelijk) betalen uit hun IKB.

Heeft een werknemer een hulpmiddel wel nodig voor zijn werk, maar kiest hij voor een duurdere uitvoering dan u noodzakelijk vindt? Dan kunt u uw werknemer voor het verschil een eigen bijdrage uit zijn nettoloon vragen. Die eigen bijdrage kan hij na brutering betalen uit zijn IKB. In dat geval hoort de gebruteerde bijdrage bij het belastbare loon van uw werknemer.

Voldoet een hulpmiddel niet aan het noodzakelijkheidscriterium? Dan kunt u uw werknemer voor de kosten van dat hulpmiddel een eigen bijdrage uit zijn nettoloon vragen. De factuurwaarde van het hulpmiddel, verminderd met de eigen bijdrage, hoort bij het belastbare loon van uw werknemer (de waarde kan niet lager dan nul zijn). Als u uw werknemer om een bijdrage vraagt uit zijn IKB hoort de factuurwaarde van het hulpmiddel bij het belastbare loon van uw werknemer.

U telt het hulpmiddel en de bijdrage níet op bij het belastbare loon van uw werknemer als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• Uw werknemer kan het hulpmiddel op en buiten de werkplek gebruiken.
• Uw werknemer gebruikt het hulpmiddel voor meer dan 90% zakelijk.

U moet als werkgever bewijzen dat dat zo is.

Arbovrijstelling

Ik betaal of vergoed voorzieningen die ervoor zorgen dat de thuiswerkplek van 1 of meer van mijn werknemers voldoet aan de eisen van de Arbowet. Moet ik dit meetellen bij het belastbaar loon van die werknemers?

Zulke voorzieningen tellen niet mee voor het belastbaar loon van uw werknemers als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• De voorzieningen hangen samen met de verplichtingen die u hebt op grond van de Arbowet.
• Uw werknemer betaalt geen eigen bijdrage voor die voorzieningen.
• De inrichting van de werkruimte thuis voldoet, onder andere door deze voorzieningen, aan de volgende eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit:
  • De werkruimte van een thuiswerker is zodanig ingericht, dat de werknemer zo veel mogelijk zittend en op een ergonomisch verantwoorde manier zijn werk kan doen.
  • Om aan de 1e eis te voldoen heeft de werknemer een doelmatige zitgelegenheid en een doelmatig werkblad of een doelmatige werktafel.
  • In de werkruimte zijn de nodige voorzieningen aanwezig voor een doelmatige kunstverlichting.

Privégebruik auto

Ik heb een auto ter beschikking gesteld aan een werknemer. Deze auto staat vanwege de coronacrisis lang stil. Dit kan tot technische problemen leiden. Als mijn werknemer een rit met de auto maakt om dat te voorkomen, geldt dat dan als zakelijk gebruik van de auto? Ja, als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: U geeft opdracht voor deze rit. U kunt aannemelijk maken dat u hiervoor zakelijke redenen hebt. Uw werknemer verantwoordt deze rit in de kilometeradministratie.

Normaal pas ik de ‘achter het hek’-regeling toe voor de leaseauto’s die ik ter beschikking stel aan mijn werknemers. Maar tijdens de coronacrisis werken mijn werknemers vooral vanuit huis. Daardoor staan deze auto’s niet meer ‘achter het hek’, maar nemen mijn werknemers ze mee naar huis. Wat zijn hiervan de gevolgen voor de fiscale bijtelling?

In de periode dat uw medewerkers de leaseauto’s mee naar huis nemen, zijn deze auto’s aan hen ter beschikking gesteld. U moet dan een bepaald bedrag optellen bij het belastbare loon van uw werknemers voor het privégebruik van de auto’s.

Rijdt een werknemer op kalenderjaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé met een ter beschikking gestelde auto? Dan hoeft u geen bedrag op te tellen bij zijn belastbare loon.

Uw werknemer kan bewijzen dat hij op kalenderjaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé rijdt met behulp van een sluitende rittenregistratie. Maar dat kan ook op andere manieren.

Als een auto voor een deel van het kalenderjaar ter beschikking staat van een werknemer, moet hij voor dat deel van het kalenderjaar berekenen hoeveel kilometers hij privé mag rijden.

Mijn werknemers hebben de aan hen ter beschikking gestelde auto’s tijdens de coronacrisis vrijwillig ingeleverd. De auto’s staan in de afgesloten garage van ons bedrijf en de sleutels zijn ingeleverd. Wat zijn hiervan de gevolgen voor de fiscale bijtelling?

In deze situatie zijn de auto’s niet meer ter beschikking gesteld aan uw werknemers. Voor de periode waarin dat het geval is, hoeft u in uw aangifte loonheffingen dus geen bedrag op te tellen bij het belastbare loon van uw werknemers voor het privégebruik van de auto’s.

Let op!

Dit geldt niet bij een bv en haar directeur-grootaandeelhouder(dga). De dga kan immers gebruik blijven maken van de auto.

Over sleuteladministratie leest u meer in de Handreiking privégebruik auto.

Dit bericht is opgesteld door de redactie van Taxnavigator/eindredactie mr. dr. J.J.P.(Joep) Swinkels. Voor meer informatie: info@taxnavigator.nl. © Copyright Taxnavigator/Nestor Business Media BV/Nestor Media Groep. Ter zake van onze fiscale dienstverlening en berichtgeving gelden algemene voorwaarden en hetgeen wordt vermeld in de colofon.

Deel dit bericht: