E-facturatie

In het tijdschrift Binnenlands Bestuur stond in editie week 04 op blz. 8 het artikel E-facturatie: Financieel zeer aantrekkelijk. In het artikel wordt aangegeven dat de kosten van het verwerken van inkomende facturen aanzienlijk kunnen dalen. De verwerkingstijd wordt minder, het aantal fouten wordt gereduceerd en het milieu wordt ontlast. In dit artikel hebben wij voor u de aspecten op het gebied van btw en BTW-compensatiefonds kort samengevat.

Vanaf 1 januari 2017 moeten leveranciers van de Rijksoverheid elektronische facturen uitreiken. De verplichting tot elektronisch factureren geldt voor nieuwe inkoopovereenkomsten. Alle Rijksoverheidsdiensten zijn in staat om elektronische facturen (e-facturen c.q. digitale facturen) te ontvangen. Europese regelgeving (Europese richtlijn 2014/55/EU) verplicht Nederlandse overheden om per 18 april 2019 e-facturen te kunnen ontvangen en te verwerken. Ook gemeenten krijgen (en hebben vaak ook al) te maken met e-facturen.

E-factuur

Een e-factuur is een systematisch opgebouwd digitaal bestand (maar geen pdf) waarbij alle gegevens altijd op een vaste plek in het bestand staan en hun eigen betekenis hebben. Een e-factuur kan vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem. Handmatige verwerking is daarmee verleden tijd.

Brochure ‘Elektronisch factureren aan de Rijksoverheid’

In de brochure ‘Elektronisch factureren aan de Rijksoverheid’ worden de mogelijkheden aangegeven waarmee een e-factuur aan de Rijksoverheid kan worden gestuurd.

1. Het factuurportaal van de Rijksoverheid. De verzender van de factuur logt in bij een webportaal om de factuur handmatig in te voeren en te versturen. Vanuit het portaal wordt de elektronische factuur aangemaakt en via Digipoort verzonden naar de Rijksdienst. Deze wijze van factureren is geschikt voor leveranciers en dienstverleners die kleine volumes aan facturen versturen en geen bezwaar hebben tegen handmatige invoer van de factuur in een portaal. Voordeel van deze manier van e-facturatie is dat er geen extra kosten behoeven te worden gemaakt.
2. Koppeling met Digipoort. De leverancier of dienstverlener kan via een directe koppeling met Digipoort facturen versturen aan de Rijksdienst. Het factureringsproces kan volledig geautomatiseerd plaatsvinden.
3. E-factuur versturen vanuit het (boekhoud)softwarepakket via Simpler Invoicing. De meeste boekhoud- en facturatiesoftware biedt de mogelijkheid om te kunnen e-factureren. Als de softwareleverancier is aangesloten op het e-factuur netwerk Simpler Invoicing dan kunnen e-facturen naar de Rijksoverheid worden verstuurd.
4. E-factureren via een dienstverlener. De facturen worden verstuurd via een dienstverlener (Intermediairs/Billing service providers) die een directe koppeling met Digipoort heeft.

Btw-regeling

In onderdeel 3.4. van het Besluit 'Omzetbelasting, administratieve-, facturerings- en andere verplichtingen' van 6 december 2014, nr. BLKB 2014-704M, vindt u meer informatie over de btw-aspecten van het verzenden en bewaren van e-facturen. De btw-ondernemer die de factuur uitreikt moet de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur (op papier of in elektronisch formaat) waarborgen. De methode die hij daarbij gebruikt mag hij zelf bepalen. Hij hoeft die methode niet te melden aan de belastinginspecteur. De btw-ondernemer moet kopieën van de uitgereikte facturen bewaren in zijn administratie. De ondernemer is vrij in de wijze waarop hij de facturen opslaat.

Gemeentelijke praktijk

Gelet op de financiële aspecten die zijn verbonden aan facturen adviseren wij uw gemeente om afspraken te maken met de Belastingdienst over het bewaren van de facturen. Welke eisen stelt de Belastingdienst precies en wat moet er worden bewaard?

Dit artikel is opgesteld door de redactie van Taxnavigator.

Deel dit bericht: