Verwerking van facturen mag geen academische (fiscale) aangelegenheid worden

De factuur is veelal het eindpunt van dienstverlening aan of door een gemeente. Worden bij inkoop van een product of dienstverlening ingewikkelde financiële afspraken gemaakt dan wordt het opstellen, beoordelen en verwerken van de factuur ook complex. Soms vergt de verwerking van een factuur zelfs academische kwaliteiten. Bij inkoop van goederen en diensten dient aandacht te zijn voor de administratieve afhandeling van het proces. Een simpel voorbeeld uit de dagelijkse praktijk inzake de inlening van een ZZP'er hebben wij voor u hieronder beschreven.

Voorbeeld: uitzendorganisatie en ZZP'er

De inlening van een ZZP’er lijkt niet erg complex als de ZZP’er daadwerkelijk een ZZP’er is en wordt afgezien van de toepassing van de Wet DBA. De ZZP’er verzorgt zijn werkzaamheden voor de gemeente en stuurt daarna of periodiek een factuur naar de gemeente. Een uitzendorganisatie gaat bemiddelen voor ZZP’ers en namens de ZZP’ers de vergoeding innen die de gemeente aan de ZZP'er is verschuldigd. De uitzendorganisatie stuurt een factuur naar de gemeente voor de bemiddelingsdienst. Ter zake wordt btw aan de gemeente gefactureerd. Het bedrag dat de gemeente aan de ZZP’er is verschuldigd, wordt op dezelfde factuur door de uitzendorganisatie namens de ZZP’er geïnd. Het bedrag aan btw inzake de vergoeding van de ZZP’er is geen van rechtswege verschuldigde btw omdat deze btw niet door of namens de ZZP’er in rekening wordt gebracht. De btw wordt geduid als 'voorgefinancierde btw'. Namens de ZZP’er wordt slechts de verschuldigde vergoeding inclusief btw geïnd. De ZZP’er moet aan de gemeente voor zijn werkzaamheden afzonderlijk een factuur uitreiken.

Uitwerking op de werkvloer

De verwerking van de factuur van de uitzendorganisatie roept vragen op bij de medewerkers van de afdeling die de facturen verwerkt. Hoe moet deze factuur worden verwerkt? De btw die de uitzendorganisatie aan de gemeente in rekening brengt kan geheel of gedeeltelijk worden gecompenseerd bij het BTW-compensatiefonds, worden teruggevraagd c.q. verrekend op de btw-aangifte of is geheel of gedeeltelijk kostprijsverhogend. Met de btw die voor de ZZP’er wordt geïnd kan de gemeente niets. Die btw is niet namens of door de ZZP’er in rekening gebracht. De gemeente moet wachten op de factuur van de ZZP’er en kan pas na ontvangst van de factuur van de ZZP'er de btw verwerken. Wordt deze factuur nog wel uitgereikt als de ZZP’er de vergoeding voor zijn werkzaamheden al heeft ontvangen? De gemeente zal in de gaten moeten houden dat de ZZP’er daadwerkelijk een factuur uitreikt. Ontvangt de gemeente van de ZZP'er geen factuur dan moet de gemeente daarom verzoeken. De gemeente zal voorts moeten bewaken dat de factuur van de ZZP’er bij binnenkomst niet wordt betaald. De vergoeding voor de dienstverlener van de ZZP'er is al betaald aan de uitzendorganisatie. Omdat twee verschillende facturen worden uitgereikt zal dubbele betaling waarschijnlijk niet worden opgemerkt door het systeem dat de facturen verwerkt.

Relatie met afdeling inkoop en inkopers

Volgens Taxnavigator is het verstandig om al bij inkoop aandacht te besteden aan de verwerking van de facturen en de vastlegging van de facturen in de administratie. Door verwerking van complexe facturen kunnen de kosten van de gemeentelijke bedrijfsvoering (enorm) stijgen. Het kan toch niet zo zijn dat bij de verweking van een factuur de contractuele verhoudingen door een fiscalist moeten worden bekeken. De verwerking van facturen mag geen academische (fiscale) aangelegenheid worden!

Dit artikel is opgesteld door mr. dr. J.J.P. Swinkels die werkzaam is als belastingadviseur en concernfiscalist. Het artikel is op persoonlijke titel geschreven.

Deel dit bericht: