Buitenlandse software en btw

Gemeenten schaffen regelmatig software (licenties) aan. De gemeente kan dan te maken krijgen met buitenlandse dienstverleners. Dit brengt bijzondere btw-aspecten met zich mee. Bij de aanschaf van nieuwe software gaat het vaak om grote bedragen. En daardoor ook om grote btw-risico’s. In dit artikel geeft Taxnavigator een kort overzicht van de aandachtspunten.

Diensten en software uit het buitenland

Het verlenen van diensten tegen vergoeding door btw-ondernemers is belast met btw tenzij een btw-vrijstelling geldt. Als er bij de dienstverrichting buitenlandse partijen zijn betrokken, gelden er speciale btw-regels die bepalen in welk land de dienst is belast met btw. Als uitgangspunt geldt hierbij dat de dienst is belast in het land waar de afnemer is gevestigd. Als de afnemer een ondernemer is, wordt de verschuldigde btw in de meeste gevallen ook bij de afnemer geheven (verleggingsregeling).

Het verlenen van een softwarelicentie is een dienst. Als de gemeente van een buitenlandse ondernemer een softwarepakket koopt, is dat een dienst die in Nederland is belast met btw. Dit geldt altijd ook als de gemeente software koopt voor haar overheidsactiviteiten. Artikel 7, lid 7, Wet OB, bepaalt namelijk dat een gemeente bij de aankoop van diensten uit het buitenland, wordt aangemerkt als een btw-ondernemer.

Btw-heffing bij de gemeente (verleggingsregeling)

De btw op aankoop van de software wordt ingevolge de btw-verleggingsregeling geheven van de gemeente. De gemeente moet dus in de periodieke btw-aangifte de btw aangeven die over de aankoop van de software is verschuldigd. Doet de gemeente dit niet, dan kan de Belastingdienst de btw bij de gemeente naheffen. De Belastingdienst kan daarbij aan de gemeente ook een boete opleggen en belastingrente in rekening brengen.

Als de btw-verleggingsregeling van toepassing is, mag de buitenlandse dienstverrichter geen btw in rekening brengen. Doet hij dat wel, dan brengt hij (onterecht) buitenlandse btw in rekening. De gemeente kan deze btw niet in aftrek brengen c.q. verrekenen op de btw-aangifte. Op grond van artikel 5 van de Wet op het BTW-compensatiefonds, is compensatie van deze btw eveneens uitgesloten. De btw is in dat geval immers op een onjuiste factuur in rekening gebracht. Het gevolg is dat deze btw bij de gemeente een kostenpost vormt.

Om de btw-verleggingsregeling te kunnen toepassen, moet de dienstverlener beschikken over het btw-identificatienummer van de gemeente. Om te voorkomen dat de dienstverlener onterecht btw aan de gemeente in rekening brengt, is het van belang dat de gemeente tijdig het (juiste!) btw-identificatienummer van de gemeente aan de dienstverlener verstrekt.

Advies: periodiek controleren

Het zal voor de inkoopafdeling niet altijd duidelijk zijn of sprake is van een ‘buitenlandse’ factuur. Zo zal een factuur uit België vaak eenzelfde btw-tarief vermelden als Nederlandse facturen (21%). Ook automatische online softwarepakketten kunnen hierdoor in verwarring worden gebracht. Daardoor kan het voorkomen dat buitenlandse btw (ten onrechte) wordt geboekt als aftrekbaar c.q. verrekenbaar dan wel compensabel. Met het risico op een naheffingsaanslag (met boete en rente) of correctie van de compenseerde btw als gevolg. Taxnavigator adviseert om hierop periodiek een interne controle uit te voeren, waarbij eventueel een selectie gemaakt kan worden op ‘risicovolle dienstverleners’ of op basis van de kostensoort (zoals software).

Aftrek, verrekening en compensatie van verlegde btw

De gemeente kan de btw op de aankoop van de software via de normale regels aftrekken c.q. verrekenen op de btw-aangifte dan wel compenseren bij het BTW-compensatiefonds. Hierbij is het gebruik van de software van belang. Zo kan de gemeente de btw op een softwaresysteem voor de GBA bijvoorbeeld volledig compenseren bij het BTW-compensatiefonds. De btw op software die door alle medewerkers van de gemeente wordt gebruikt (bijvoorbeeld een nieuw besturingssysteem), kan de gemeente in principe aftrekken c.q. verrekenen op de btw-aangifte en compenseren bij het BTW-compensatiefonds conform het mengpercentage. Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar de modellabeling van Taxnavigator.

Overige btw-aspecten

De hiervoor beschreven btw-aspecten van de aankoop van software uit het buitenland zijn slechts een greep uit de vele bijzondere regels en verplichtingen die kunnen spelen bij de aankoop van goederen en diensten uit het buitenland. Voor de aankoop van goederen uit het buitenland gelden bijvoorbeeld weer andere regels. Ook kan de gemeente te maken krijgen met de zogenoemde ‘listing’ c.q. ‘Opgaaf ICP’. Hierover vindt u binnenkort meer informatie in het onderdeel ‘Btw en Buitenland’ van Taxnavigator.

Gemeentelijke praktijk 

• Adobe: Ierland: gebruik door hele organisatie: gemeentelijk mengpercentage 

Dit artikel is opgesteld door de redactie van Taxnavigator

Deel dit bericht: